Comment s’assurer que vos employés acceptent votre système de pointage ?

François Huchez | Gestion du temps |

Vous n’êtes pas sans ignorer que, dans le cadre de l’installation d’un nouveau système de pointage, une étape obligatoire du point de vue de la loi est d’informer aussi bien vos représentants du personnel, que le personnel lui-même. Ce qui nous intéresse ici est plutôt de savoir comment aller au-delà de cette obligation légale, et faire en sorte que tout le monde accepte votre nouvelle solution de gestion du temps.

Un rappel

La CNIL, l’organisme chargé d’assurer la protection des données personnelles de chaque citoyen, intervient dans le cadre de la gestion du temps en entreprise. Son but est de vérifier l’utilisation qui est faite des données collectées par le biais des systèmes de pointage. Dans cette optique, la CNIL oblige les entreprises à informer les délégués du personnel, puis le personnel lui-même, sur la mise en place d’un nouveau système de pointage (comme une pointeuse par exemple) et sur les droits relatifs à chacun. Notamment chaque employé dispose d'un droit de regard sur les données collectées par la pointeuse. Il se voit attribuer, de droits, l'accès aux données du système et cela sans forcément indiquer la raison ou le motif de cette demande.

Aller plus loin

Pour anticiper d’éventuelles questions et réclamations futures, on vous recommande d’aller au-delà de votre devoir légal, et de faire en sorte dès le départ de communiquer à vos employés tous les avantages que le nouveau système implique. Il est important de partir sur de bonnes bases, étant donné que l’installation d’une nouvelle pointeuse ou badgeuse représente un lourd investissement.

Le premier intérêt à prôner auprès de vos employés est le suivant : avec un système de pointage moderne, les conflits autour du temps travaillé se résolvent beaucoup plus rapidement. En effet, une badgeuse enregistre tout et doit être infalsifiable. Il ne s’agit donc plus de faire confiance à l’une ou l’autre des parties, mais simplement de faire appel aux données qui ont été enregistrées. Ne laissez plus les conflits s'envenimer lorsque l'un de vos employés assurent qu'un collègue ne fait pas les heures escomptées. Un regard dans la base de données collectées par la pointeuse et le patron aura un avis bien clair et précis sur la situation.

Vos employés se réjouiront également de savoir qu’ils ont un droit de regard sur les informations enregistrées. Ils peuvent donc, au même titre que vous, consulter leur temps de travail, ce qui réduit les chances qu’un conflit débute à ce sujet. L’exploitation des données de pointage ne vous est ainsi pas réservée. Il n'est pas question, en installant ce système de pointeuse au sein de votre entreprise, de faire de vous un tyran ou "Big brother". Ne laissez pas l'idée d'un patron omniprésent se développer.

Suivant le système de pointage pour lequel vous optez, un intérêt pour vos employés peut être le gain de temps. En effet, certains systèmes sont lents et peu pratiques (ceux qui passent par ordinateur et dépendent d’une connexion internet, par exemple), alors que d’autres sont simplement mal situés et obligent à faire de longs détours. Dans les deux cas, expliquez bien en quoi les contraintes actuelles disparaîtront avec le nouveau système, et vos employés n’auront pas de raison de s’y opposer.

Pour le reste, c’est vous qui connaissez vos employés, et vous savez sans doute ce qu’ils reprochent à votre système actuel de gestion du temps, (ou à son absence), utilisez donc ces critiques pour bien montrer que le nouveau système se fait dans leur intérêt, et selon leurs besoins. Faites preuve un maximum d'écoute envers vos employés et ils seront ravis de voir que leur patron s'occupe de leurs conditions de travail.

Le mot de la fin

Vous l’aurez compris, ce qui importe en fait est de vous assurer que chaque employé ne soit pas seulement informé de la mise en place d’une nouvelle pointeuse ou d’une badgeuse (ça, c’est votre obligation légale), mais perçoive également les avantages que cela lui procurera personnellement.