Le guide complet du badgeage en entreprise

François Huchez | Gestion du temps | Droit du travail |

Le système de pointage dans une entreprise devient de plus en plus sophistiqué grâce à l’évolution technologique. Obligée par la loi vis-à-vis des employeurs, l’installation d’une pointeuse permet à la société de décompter le temps de travail de chacun de ses salariés. Parmi les dispositifs les plus utilisés par les entreprises, on peut citer la badgeuse. L’usage de ce système de pointage prend son envol depuis que la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Liberté) a interdit l’utilisation des pointeuses biométriques qui sont désormais seulement autorisées pour contrôler les accès des zones restreintes ou spécifiques. Il se particularise par l’utilisation d’une carte pour pointer l’entrée et les heures de travail. Zoom sur les différentes caractéristiques et les modes de fonctionnement de ce type de pointeuse.

Badgeuse : un appareil de pointage révolutionnaire, efficace et pratique 

Fruit de l’évolution technologique, la badgeuse est l’une des pointeuses les plus performantes et les plus utilisées dans les entreprises, surtout celles qui emploient de nombreux salariés. Le dispositif d’accès par badge permet, en principe, à la fois de limiter l’accès aux locaux de l’entreprise aux seules personnes qui détiennent un badge et de contrôler la présence et les horaires des salariés. Grâce aux éléments qui le composent, cet appareil révolutionnaire offre plus d’efficacité et d’ergonomie. Contrairement à la pointeuse classique, fini le traitement manuel des informations. La badgeuse est directement reliée à un système informatique permettant d’exploiter les données grâce à un logiciel de gestion du temps.

Badgeuse : comment ça fonctionne ?

Destinée à mesurer le temps de travail et à sécuriser les locaux de travail, la badgeuse est composée d’un badge, d’un terminal et d’un système d’exploitation des données enregistrées. Sous forme de carte, de porte-clés ou de téléphone portable, le badge est doté d’une piste magnétique ou d’une puce enregistrant les noms et les prénoms de chaque personnel. Il suffit de le faire passer ou de le frotter contre le terminal pour démarrer ou fermer le décompte du temps de travail.

Le terminal, de sa part, est un boîtier accroché au mur d’entrée des locaux de travail. Il est équipé d’un lecteur permettant de réaliser le pointage, d’une horloge électronique et d’une puce qui assure l’enregistrement et le stockage des données recueillies comme les horaires d’entrées et de sorties des salariés ou encore leurs absences.

Enfin, il y a le système d’exploitation qui est un logiciel de pointage destiné à traiter les données du pointage enregistrées par le terminal. Pour transférer ces informations stockées par le terminal vers le système d’exploitation on peut installer un câble Ethernet par exemple. Il faut signaler que le décompte des horaires de travail est réalisé par l’employeur en toute discrétion.

Badgeuse : quels sont ses atouts ?

La badgeuse regorge d’avantages. Premièrement, elle permet de gagner du temps et de faciliter les tâches du service des ressources humaines et gestionnaire de paye. Le traitement des données est automatisé et informatisé. Il est, par ailleurs, possible de récolter plusieurs informations grâce à l’utilisation du badge.

Cette pointeuse est capable de réaliser la comptabilisation des heures d’entrée et de sortie ainsi que la porte utilisée, les plages horaires autorisées habituellement, les heures supplémentaires, les autorisations d’absence, les congés ou encore les RTT. C’est incontournable pour faciliter la gestion des ressources humaines.

Ainsi, en cas d’un contrôle de l’inspection du travail, le responsable des ressources humaines n’a pas de mal à fournir les données liées aux durées maximales du travail imposées aux salariés quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, annuellement, au paiement des heures supplémentaires, au salaire minimum légal, aux jours de repos compensateurs, aux calculs des jours de RTT ou encore au paiement des jours d’astreinte, des jours fériés ou des jours chômés.

La badgeuse est également le système de pointage préféré des entreprises du fait qu’elle permet de faire un pointage rapidement, plus facilement, et en toute sécurité. 

Système de badgeuse dans une entreprise : Que dit la loi ?

La loi impose aux employeurs de compter les horaires de travail de leurs employés par le pointage des heures et des jours travaillés dans leur entreprise. Le non-respect de ces obligations est passible d’une sanction pénale et au paiement d’amendes pouvant aller de 750 euros à 3750 euros. Sauf pour les professionnels de l’agriculture et des transports routiers qui sont exemptés de la soumission à cette règle parce qu’ils disposent déjà de leurs propres codes.

L’utilisation de tous les systèmes de pointage, y compris la badgeuse, est applicable à tous les types d’horaires. Elle concerne également tous les salariés sans exception, même les cadres. Mais, pour pouvoir installer une badgeuse dans son entreprise, un employeur doit avoir une autorisation administrative. Il est également obligé d’informer les employés et de consulter les avis du CHSCT (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) avant de décider de mettre en place cette pointeuse. Ce n’est pas tout, une déclaration à la CNIL doit être réalisée et il faut également insérer cette mesure dans le règlement intérieur.

Badgeuse : plus de vigilance de la part de l’employeur et des salariés

Il faut tout de même savoir que l’utilisation d’une badgeuse comme matériel de pointage nécessite une surveillance rigoureuse de la part des employés parce qu’un personnel peut faire le pointage d’un autre en utilisant la carte de celui-ci. Il n’y a pas que cela, l’oubli et la perte des badges sont assez fréquents. Il faut donc sensibiliser les salariés à rester vigilants sur ces points.