Le droit d’accès aux données de pointage : définition et explication d’une règle fondamentale

Carole Desmedt | Droit du travail |

Avant de mettre en place un système de pointage, il existe un ensemble de règles à connaître ! Une partie d’entre elles permettent de bien faire accepter votre système par vos employés, et une autre partie sont simplement des obligations légales que vous devez respecter.

Aujourd’hui, nous abordons une règle qui fait partie de cette seconde catégorie : l’obligation de pouvoir faire accéder vos employés à leurs données de pointage, s’ils le demandent. Nous explorons cette obligation dans les moindres détails, pour que vous en saisissiez bien les enjeux. Il est évident qu’installer un système de pointage au sein de votre entreprise n’est pas sans règles, analysons-les.

Définition de la règle :

Selon cette règle, toute personne qui souhaiterait obtenir l’accès à des données personnelles la concernant peut en faire la demande au responsable de ces données. En entreprise, les données relevées par les systèmes de pointage sont considérées comme des données personnelles et doivent à ce titre être accessibles aux employés qui en feraient la demande.

D’où vient l’obligation ?

Cette obligation est en vigueur depuis que la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 a été votée. Plus précisément, c’est l’article 39 de cette loi qui vient accorder à tout individu un droit de regard et de traitement sur les informations qui le concernent.

La finalité de cette règle en entreprise.

Si vous savez maintenant ce que signifie la règle du droit d’accès aux informations personnelles et si vous savez depuis quand elle est en vigueur, des doutes ou interrogations peuvent encore subsister dans votre esprit vis-à-vis de son utilité. Tâchons ici de lever ces doutes !

Le premier intérêt de cette loi est qu’elle règle (presque) automatiquement tous les conflits qui peuvent se créer en entreprise autour de la gestion du temps. Si un employé remet en cause un pointage, il n’a qu’à demander à y accéder et il pourra ainsi constater par lui-même si une erreur a été faite ou pas.

Le droit d’accès est un des piliers de la transparence en entreprise, et il était nécessaire qu’il existe pour permettre le bon fonctionnement d’un système de pointage. Imaginez-vous un seul instant compter chaque jour les horaires de vos employés, définir leur salaire à partir de ces horaires, sans également rendre accessibles ces données ? Ce serait impensable, puisque l’entreprise n’aurait alors plus de comptes à rendre et tous les excès seraient possibles.

Cette loi permet une certaine confiance. Les employés n’ont pas à “accepter” ce que vous annoncez sur leur temps de travail, ils peuvent aller le vérifier par eux-mêmes.

Le mot de la fin:

En conclusion, si le droit d’accès aux informations de pointage existe, ce n’est pas un hasard. La transparence qu’il permet est la condition du bon fonctionnement de tout système de gestion du temps. La possibilité pour chaque employé de demander l’accès aux informations récoltées assure cette transparence. Le fait d’installer et d’instaurer un système de pointeuse ou de badge dans l’entreprise passera beaucoup mieux auprès des employés qui ne se sentiront plus traqués constamment.