Pointeuse : quel est le budget à prévoir ?

Carole Desmedt | Gestion du temps |

La pointeuse horaire est un véritable atout en ce qui concerne la gestion des horaires des employés. Elle facilite non seulement l’enregistrement des arrivées et des départs de chaque employé, mais permet également, selon le type de pointeuse, de calculer le cumul des heures de travail ainsi que la totalisation des absences.

En contrepartie de ces avantages, la pointeuse représente une certaine somme à investir et à amortir sur toute la durée de leur utilisation. Nous parlerons alors ici du budget à prévoir pour l’achat et l’installation ainsi que l’entretien pour une pointeuse horaire en entreprise.

Les composants du prix d’une pointeuse.

A l’achat d’un système complet ou d’un appareil de pointage du personnel, on peut distinguer 3 composants du budget à prendre en compte.

Tout d’abord, il y a le prix de la pointeuse. Ce prix peut varier en fonction des fonctionnalités de la pointeuse, de sa capacité, du mode de saisie des données mais également du traitement de ces dernières. La mémoire interne de la pointeuse représente elle aussi un facteur important dans le prix, notamment en ce qui concerne la conservation des données sur le plus ou moins long terme.

Le second composant est dédié au coût de l’installation de la pointeuse. Et oui, le technicien chargé de l’installer chez vous est rémunéré pour cela, donc son intervention vous sera facturée. Mais rassurez vous, pour une simple installation et mise en marche, le coût sera minime. En revanche, si l’installation nécessite une intervention directe sur les câbles ou sur la transmission de données en changeant le mode de fonctionnement de ce dernier, les frais liés à l’intervention peuvent très vite augmenter.

Enfin, le troisième facteur du budget à prendre en compte lors de l’achat d’une pointeuse est le coût du logiciel d’exploitation de celle-ci. En effet, il s’agit ici d’un coût qui n’affecte uniquement les pointeuses disposant d’un logiciel d’exploitation, et donc plus chères que la moyenne. Les frais liés au logiciel sont majoritairement des frais de mises à jour du système.

Les coûts supplémentaires

Bien qu’il y ait des frais directement liés à l’achat et l’exploitation d’un système de pointage horaire, il y a également d’autres frais qui ne sont pas évidents pour les entreprises, mais qui sont tout aussi importants.

Comme dans tout type d’exploitation en entreprise, l’électricité consommée représente un coût à ne pas négliger ! Et ce même pour l’installation et l’utilisation d’une pointeuse horaire. Bien que la consommation est reportée annuellement pour ce genre de charges, l’usage d’une pointeuse sera répercutée dans la facture finale.

Il faut également prévoir des frais en cas de panne ou d’entretien ponctuels pour vérifier le bon fonctionnement de cette dernière. De même que pour l’installation, le coût variera en fonction de la durée et de la complexité de l’intervention d’un technicien.

Former le personnel à l’utilisation de la pointeuse représente également un coût pour l’entreprise. Il faut alors recalculer le coût horaire pour l’entreprise.

Enfin, selon le système de pointage utilisé (fiches, cartes, badges,..), les consommables représentent une charge non négligeable car il faut alors prévoir des rechanges en cas de pertes, de vols, de casse ou en cas d’obsolescence.

Le budget à prévoir.

Vous n’aurez jamais des prix réellement alignés sur Internet auprès des constructeurs pour des pointeuses horaires. Il existe tellement de modèles différents, plus ou moins fonctionnels et sophistiqués qu’il y a aujourd’hui énormément de disparités entre les prix affichés par les constructeurs.

Selon les éléments et les composants de prix que nous avons cités ci-dessus, nous vous conseillons les budgets suivants selon les différents appareils :

• Pour une pointeuse mécanique “bas de gamme”, comptez un investissement entre 200€ et 350€
• Pour une pointeuse numérique, il faut compter entre 300€ et 800€, notamment pour l’installation et la gestion du traitement des données
• Pour une pointeuse mobile, il faut alors compter entre 800€ et 2500€ car les frais liés à la formation, à l’assistance et la gestion des données peuvent très rapidement s’élever.

Il faut également que vous soyez conscients de la taille de votre entreprise, du nombre de vos salariés, mais surtout de la durée de vie de l’appareil qui représente en soit la durée de l’amortissement de ce dernier.