5 étapes pour mettre en place une pointeuse

François Huchez | Gestion du temps |

Installer une pointeuse en entreprise est une décision importante qui va apporter son lot de changements. Tout ceci doit être anticipé. Mais il faut également agir dans les règles et informer toutes les personnes concernées par la mise en place d'une pointeuse.

Trouver le système de pointage correspondant à vos besoins

Il existe aujourd'hui plusieurs systèmes de pointage, à savoir la pointeuse mécanique, la pointeuse numérique et la pointeuse biométrique. Si les deux premières ont pour vocation de déterminer les horaires réellement réalisés par vos salariés et de mieux gérer les plannings en fonction des informations recueillies, la seconde n'a pas pour vocation de gérer le temps de travail mais de permettre d'accéder en toute sécurité à certaines zones. En outre, la pointeuse mécanique s'adresse plus aux petites structures, une intervention manuelle étant nécessaire pour le traitement des données.

Mise en place d'une pointeuse et déclaration à la CNIL

Vous devez contacter la CNIL pour l'informer de la mise en place d'une pointeuse et obtenir une autorisation. De fait, une pointeuse gère les données personnelles des employés, la CNIL veille à la bonne utilisation de celles-ci. A ce jour, aucune utilisation de données personnelles ne peut se passer d'un accord de la CNIL.

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Prévenir les représentants du personnel

Qu'il s'agisse des délégués du personnel ou du CE et du CHSCT selon les entreprises, les représentants du personnel doivent être consultés avant toute mise en place d'une pointeuse. Vous devez leur fournir une notice d'information ainsi qu'un récépissé de votre déclaration à la CNIL. Un débat est ensuite mis en place puis un vote est réalisé. Pour officialiser la mise en place d'une pointeuse, un procès verbal de la consultation des représentants du personnel sera rédigé.

Informer les salariés

Les salariés sont les premiers concernés par la mise en place d'une pointeuse, il est donc tout à fait logique de les informer. L'objectif est ici de motiver votre décision afin qu'ils ne considèrent pas cette pointeuse comme un moyen de les surveiller. En outre, vous devez les informer quant à l'utilisation de cette pointeuse, sur la nature des données recueillies et l'utilisation qui en sera faite.

Anticiper les conséquences de la mise en place pointeuse

Vous allez rapidement vous en apercevoir, la pointeuse va mettre en lumière des problèmes d'organisation, notamment en matière d'heures supplémentaires. Vous devez donc vous tenir prêt à réaliser des avenants aux contrats de travail ou à consulter à nouveau les représentants du personnel pour négocier des accords sur les temps de travail.

La mise en place d'une pointeuse nécessite d'être particulièrement vigilant et de respecter les règles imposées, mais le jeu en vaut la chandelle lorsque l'on sait que ce système offre un gain de temps et d'argent parfois conséquent pour les entreprises qui peuvent mettre en place une organisation plus conforme à la réalité.