Est-il obligatoire de calculer les heures de travail de ses salariés ?

François Huchez | Gestion du temps | Droit du travail |

Cette obligation dépend de la manière de chaque entreprise de gérer les horaires. Horaires collectifs ou horaires individuels, cela fera la différence. Et pour calculer les heures de travail des salariés, chaque employeur a sa méthode.

Quid des horaires collectifs ?

Lorsque l'entreprise met en place des horaires collectifs (tous les salariés réalisent ici les mêmes horaires), rien n'impose à l'employeur de décompter de manière individuelle les horaires réalisés. En revanche, si l'employeur souhaite le faire, il en est tout à fait libre.

Calculer les heures de travail dans le cadre des horaires individuels

Cette fois, l'employeur est tenu de calculer les heures de travail des salariés. Cela s'adresse notamment aux usines avec des horaires décalés en atelier, aux entreprises dont certains salariés travaillent à temps partiel, etc. Dans ce cas, l'enregistrement doit tout d'abord se faire quotidiennement en établissant soit l'heure de début et l'heure de fin de travail, soit le nombre d'heures réellement effectuées. Ensuite, chaque semaine, un récapitulatif est mis en place pour chaque salarié, cela pouvant impacter son salaire, ses jours de repos, etc. L'employeur doit d'ailleurs établir un décompte précis des repos compensateurs pris et acquis par chacun de ses employés. Toutes ces informations doivent être accessibles aux délégués du personnel mais aussi à l'inspection du travail en cas de contrôle. En outre, cela permet de respecter les dispositions légales en matière d'heures supplémentaires le cas échéant. En revanche, tout ceci ne s'applique pas dans les entreprises pour lesquelles il est établi, via une convention ou un accord collectif, un forfait en heures. A noter que les entreprises de distribution et de portage qui bénéficiaient auparavant d'une dérogation doivent aujourd'hui se soumettre aux mêmes règles que les autres entreprises.

Comment calculer les heures de travail des salariés ?

L'employeur est libre de choisir la solution qui lui convient pour calculer les heures de travail des salariés. Si toutefois il utilise un système de pointage électronique, ce dernier doit être infalsifiable. Tandis que certains utilisent toujours des fiches de pointage, d'autres ont fait le choix d'une solution plus moderne mais surtout, plus efficace, surtout dans le cadre de la gestion d'horaires complexes. Aussi ont-ils mis en place une pointeuse qui permet à chaque salarié de disposer d'un badge qu'il passe au niveau de la pointeuse lorsqu'il entre et qu'il sort de l'entreprise. Ici, plus de risque de falsifier un document et de mettre de faux horaires, la machine enregistre tout directement et transmet les informations aux services concernés (ressources humaines, comptabilité, etc.). Le système de pointeuse électronique et de logiciel de gestion du temps permettent un gain de temps et une meilleure organisation de l'entreprise.

Quelles sont les règles en matière de gestion du temps ?

Lorsqu'un employeur fait le choix de placer une pointeuse dans son entreprise, il doit en amont consulter les délégués du personnel et informer chaque salarié de la mise en place d'un tel système. Mais il doit également faire une déclaration à la CNIL dans la mesure où des informations personnelles sont collectées. Enfin, l'employeur doit tenir à la disposition de l'inspection du travail ces données durant un an.