Comment gérer les données des pointages de votre entreprise ?

François Huchez | Gestion du temps |

Installer une pointeuse dans votre entreprise est une première étape. Mais il faut ensuite songer à la gestion des données des pointages recueillies, découvrez ici toutes les réponses à vos questions.

Gérer la durée d'archivage des données des pointages

En mettant en place un système de pointage, vous vous assurez de respecter les règles en matière de contrôle et de décompte du temps de travail de vos salariés afin de les payer en conséquence, de bien gérer les heures supplémentaires, les congés, etc. Ces données doivent être archivées afin que vous soyez en mesure de les présenter en cas de contrôle. Sachez que vous devez légalement conserver les récapitulatifs de temps de travail durant 5 ans, de même que les bulletins de salaire. Le système de pointage permet de calculer les charges et les taxes liées aux bulletins de salaire, les bordereaux de paiement des cotisations doivent être conservés 3 ans tandis que les bordereaux de paiement des taxes et impôts sur les salaires doivent être archivés durant 4 ans.

Gérer l'organisation et les risques

Pour gérer les données des pointages, il vous faudra organiser l'accès aux données recueillies à vos salariés afin d'effectuer d'éventuelles modifications. De même, un accès aux données des pointages doit être mis en place en cas de contrôle de l'inspection du travail, du fisc ou de l'Urssaf. Dans le cas contraire, vous encourez des risques majeurs. De fait, vous risquez un procès au pénal voire un renvoi aux prud'hommes. Les agents de contrôle, s'ils n'ont pas accès aux données des pointages, peuvent également mettre en place un redressement, il est donc indispensable de tout mettre en place pour respecter les règles en vigueur en matière de stockage de données personnelles.

Gérer les obligations juridiques liées à la mise en place d'une pointeuse

Mettre en place une pointeuse au sein de votre entreprise vous oblige à déclarer cette installation à la CNIL. Vous devrez ensuite en faire part aux représentants du personnel afin d'organiser un débat et un vote. Enfin, ce sont les salariés qui devront avoir une information complète quant à l'utilité d'un tel système de gestion du temps et de l'utilisation des données des pointages recueillies.

Gérer l'utilisation des données des pointages

Dès lors que tout est mis en place et que vous avez respecté toutes les règles, il vous faudra apprendre à maîtriser votre logiciel de gestion du temps lié à votre pointeuse. Celui-ci permet d'exporter les données afin de gérer au mieux le temps de travail de chaque salarié, les heures supplémentaires, les congés et les absences diverses afin de mieux organiser les plannings de vos équipes, d'être à même de prévoir les besoins à court ou long terme et de réaliser les bulletins de salaire de manière simple, rapide et efficace.