Comment surveiller le temps de travail des commerciaux, des employés en télétravail ou des employés en déplacement ?

François Huchez | Gestion du temps | Management |

Aujourd’hui de nombreuses entreprises se reposent sur des auto entrepreneurs, des fournisseurs indépendants ou des employés en télétravail pour réaliser certaines tâches. Certes, vous ne pouvez pas contrôler le temps de travail quotidien de ces travailleurs indépendants, mais il est essentiel de savoir quand est-ce qu’ils travaillent et combien d’heures ils ont cumulé.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous voudriez surveiller la durée de travail, les horaires et jusqu’au lieu de travail des employés :

• Si vous les payez par heure, le suivi de leurs heures vous garantit que vous ne payez pas trop.
• Savoir combien de temps les freelancers ont travaillé sur un projet vous permettent de mieux estimer les coûts de travail afin que vous puissiez offrir plus précisément des emplois similaires à l'avenir. 

Bien sûr, si vous demandez à des employés indépendants d’utiliser un système de pointage compliqué, la réponse sera immédiate : “oubliez ça !”. C’est pourquoi un outil de gestion des temps simple d’utilisation et intuitif est essentiel. Voici une liste des 5 choses à regarder avant de choisir un système de pointage pour vos employés indépendants.

Facile d’utilisation

Les employés indépendants très occupés ne veulent pas passer du temps à apprendre à utiliser un nouveau système de pointage ou à remplir des tonnes d’informations pour indiquer ce qu’ils font. Assurez-vous que l'application ou la solution de suivi du temps que vous sélectionnez est intuitive - avec une interface utilisateur graphique simple, que vous l'utilisiez sur un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone.

Demandez également sur quel support vos employés préfèrent travailler.

Une application de téléphone

Les employés indépendants ne travaillent pas toujours de chez eux. Souvent, ils travaillent dans des cafés, des espaces coopératifs ou sur la route. Une application mobile de suivi du temps compatible avec les systèmes d'exploitation Android et iPhone signifie que vos employés indépendants peuvent suivre leur horaire n'importe où, sur n'importe quel type d'appareil. Le suivi du temps sur le cloud signifie que les entrepreneurs enregistrent leurs heures de travail sur leurs ordinateurs portables, ordinateurs de bureau ou téléphones, et les informations sont toujours mises à jour en temps réel et exactes.

La technologie GPS

Si vous faites appel à des entrepreneurs indépendants, tels que des représentants de commerces, qui travaillent pour vous à certains endroits à certains moments, une solution de pointage mobile avec la technologie GPS peut vous aider. Vos employés se connectent simplement à leurs smartphones, et les GPS déterminent leur emplacement, ce qui vous permet de confirmer qu'ils ont réellement eu cette rencontre avec tel client. Sachant qu'ils sont suivis, ils peuvent également aider les employés et les entrepreneurs à faire preuve de sincérité.

Rapport en temps réel

Avez-vous des employés indépendants qui travaillent sur des projets multiples ou des employés multiples qui travaillent sur le même projet ? Le meilleur système de contrôle du temps, qui permet aux entrepreneurs de suivre le travail par tâche ou projet, facilite également votre vie. Recherchez un système de pointage qui vous permet de trier et filtrer les différents types d’horaires des entrepreneurs. De cette façon, vous pouvez voir exactement combien de temps a été consacré à chaque projet. Le rapport en temps réel aide à calculer les coûts de travail afin que vous puissiez créer des estimations et des prix plus précis pour des emplois similaires à l'avenir.

Facturation simple

Lorsque votre système de suivi du temps s'intègre au logiciel de facturation d'un employé, vous et votre salarié économisent du temps et des efforts. Vous savez que chaque facture est exacte, et lorsqu'il n'y a aucune question sur les montants dus, les entrepreneurs sont payés plus rapidement et vous savez que votre argent est bien dépensé.