Bien gérer le temps de travail de ses salariés

François Huchez | Gestion du temps | Management |

Une bonne gestion de l’espace temporel à l’intérieur d’une entreprise peut se révéler significativement bénéfique pour la productivité de celle-ci. Des ajustements bien appliqués peuvent sur le court et moyen terme avoir des retombées conséquentes. Foutaises ! me direz-vous, ces insignifiants changements ne peuvent changer l'inchangeable. Détrompez-vous et sachez qu’un bon management de vos équipes ne peut vous garantir qu’une productivité améliorée.

Selon Jeremiah Dillon, le chef produit marketing de la branche APPS for work de google, la clé du succès pour toute entreprise repose sur une bonne gestion de l’effort et du temps consacré aux missions de l’entreprise.

Il préconise aux managers des équipes, de leur définir clairement les tâches et missions à mener en respectant un créneau horaire bien précis.

Cette opération a pour but de motiver encore plus vos équipes comme l'indiquent plusieurs études. Ici, Jeremiah Dillon argumente cette partie en prenant exemple d’une expérience menée en 2002. 248 personnes furent réparties sur  trois groupes distincts et un de ces derniers, contrairement aux deux autres, a été fourni de directives sur l’espace et le créneau horaire de leur travail et les listes des tâches précises. Au final, Le groupe fourni de la liste de missions à mener, a réussi l’exercice à 91% tandis que les deux autres ont stagné à respectivement 29% et 39%.

Voir l'étude en cliquant ici.

La finalité derrière la mise en place d’un tel dispositif n’est certainement pas la cannibalisation des équipes au sein votre entreprise en instaurant un climat de compétition nocif, mais bien de leur fournir une feuille de route évitant les dispersions inutiles, leur facilitant même au final leur travail, et l’avancée du projet.

Autre exemple, les réunions. Elles sont souvent un gouffre abyssal de temps et d’efforts pour chaque manager, Jeremiah Dillon en a conscience et propose de remodeler l’horaire de chaque réunion en sorte qu’elle prenne moins de temps et  ne chevauche surtout pas des horaires de forte activité. Vous pouvez d’ores et déjà les reprogrammer en dehors des périodes ‘fastes’, vous permettrez à vos collaborateurs de garder leur temps de production maximal pour les tâches plus difficiles.

Le nombre de personnes y assistant a aussi son effet ! Il y a une corrélation certaine entre le nombre de personnes présentes lors de la réunion et le temps consacré à celles-ci. Ainsi pour économiser un temps précieux à votre entreprise, fluidifiez vos réunions en y incluant moins de personnes.

Quelles méthodes appliquer dans son entreprise ?

Apprenez à bien répartir les tâches dans la semaine 

Sachez-le, la méthode miracle pour un bon management n’existe point, cependant comme vous l’avez certainement déjà constaté, la satisfaction de vos collaborateurs prime avant tout. Un employé satisfait des conditions de travail et surtout de la confiance qu’on lui accorde, fournira instinctivement plus d’efforts et améliorera ainsi indirectement la productivité finale de l’entreprise. La barrière du respect et de la confiance entre collaborateurs et dirigeants n’en sera que renforcée.

Toujours selon Jeremiah Dillon, la performance de vos collaborateurs diffère selon le jour de la semaine. Pour simplifier, un employé vendredi après-midi par exemple, sera moins concentré et moins impliqué dans ses tâches que durant les autres jours de la semaine. Il conseille alors aux managers de répartir les tâches les plus longues et difficiles durant les jours du milieu de la semaine. Le corps et l’esprit  humain sont plein de mystères certes, mais le vendredi après-midi n’a de secret pour personne.

Mettez en place des objectifs

Pour optimiser le rendement de vos collaborateurs, la mise en place d’un système d’objectifs selon un calendrier ou un créneau horaire précis est fortement conseillé. Comme expliqué dans l’introduction, cette opération fera en sorte que vos collaborateurs se dispersent le moins possible sur la route de l’objectif final.

Contrôlez et comparez

Le sentiment de confiance au sein d’une entreprise ne dispense pas les employeurs de contrôler au fur à mesure l’avancée du projet et le respect des consignes sur les tâches à mener. Le défi est de jongler entre contrôle et confiance et pour cela l’employeur se doit de démontrer à ses employés que ces contrôles sont nécessaires pour suivre les différentes missions qui mènent à l’aboutissement du projet final. Dans tout travail d’équipe, des dysfonctionnements sont à  prévoir et le contrôle sert à s’en prévenir et à les éviter dans le futur.

Le contrôle des horaires de présence des employés peut devenir une nécessité surtout quand l’entreprise se développe et développe avec elle le nombre de collaborateurs présents dans la société. Fonctionnant conjointement avec les systèmes de collecte de données, le logiciel de gestion du temps fournit une interface optimisée grâce au logiciel de pointage pour suivre en temps réel le respect des horaires de travail.

Comment s'organiser et déléguer ?

Convaincre des collaborateurs de l’importance de l’organisation des missions dans une entreprise est une étape certes fastidieuse, mais nécessaire pour optimiser le rendement de votre entreprise. La mise en place d’une feuille de route regroupant toutes les tâches et missions pour atteindre un objectif final, permettra de suivre la progression du projet, ainsi que l’apport continu de modifications si nécessaire.

Une bonne gestion du temps de travail des collaborateurs ne peut être maintenue seulement par le contrôle du dirigeant, qui souvent, est invité à mener des missions importantes nécessaires au développement de l’entreprise. Ce dirigeant/manager devra déléguer certaines tâches à un nombre de collaborateurs pour permettre à l’entreprise de gagner en efficacité. La délégation ne doit pas être vue comme une perte de pouvoir mais plutôt comme une marque de confiance absolue du dirigeant, et une manière de pallier aux absences éventuelles du commandant de bord.