Gérer les retards

François Huchez | Gestion du temps | Management |

Vous avez créé un emploi du temps parfait adapté à chacun de vos employés, qui optimise le travail de l’entreprise. Mais vous n’aviez pas prévu l’imprévu, logique ! Les retards peuvent devenir le pire cauchemar de certains s’ils ne sont pas gérés correctement. Comment réagir face à un employé perpétuellement en retard et quelles solutions peuvent être mises en place pour éviter cela ? Les pointeuses badgeuses ne sont pas complètement étrangères au sujet.

Les conséquences d’un retard

Un retard peut paraître anodin pour certains et pourtant il a de graves conséquences sur le fonctionnement de l’entreprise si cette situation est répétée. Un retard influe non seulement sur le travail, mais également sur les relations au sein de l’entreprise.

Le travail non effectué empêche souvent un projet ou une autre branche de l’entreprise d'avancer et il arrive que ce soient les autres collaborateurs qui rattrapent le travail.
Dans la même optique, l’absence d’un employé qui est habituellement en relation avec les clients impacte la satisfaction client. Lors d’un rendez-vous, c’est l’image de l'entreprise qui est en jeu. Si l’employé doit ouvrir la boutique, les clients abandonnent ou sont mécontents et le chiffre d’affaires comme la réputation de l’entreprise sont entachés.

Pour vraiment se rendre compte de l’impact des retards sur la vie de l’entreprise, il suffit de relever le temps de retard cumulé et de calculer l’argent perdu en fonction de cette durée. Il peut être intéressant de regarder les pertes indirectes, c’est-à-dire le nombre de contrats ou de ventes qui n’ont pas eu lieu à cause du retard de la personne.

Comment réagir ?

Vous devez vous poser les questions suivantes :

Le retard est-il exceptionnel ?
Y avait-il des circonstances atténuantes : une grève des transports ou un problème de garde d’enfant temporaire ?
Le retard a-t-il été rattrapé ?
Est-ce un collaborateur qui a l’habitude de faire plus que ses heures ?
Ce collaborateur travaille-t-il hors des horaires de travail ?

Dans un premier temps, il faut comprendre les raisons du retard. Il faut cependant toujours informer l’employé de ce que son retard entraîne, même s’il est justifié.

Dans un deuxième temps, si les retards se répètent, confrontez le fautif aux conséquences de son retard (salaire, contrat, etc.) et pensez qu’une notification par courrier a un impact plus fort auprès du salarié.

En quoi la mise en place d’une pointeuse peut aider à mieux gérer cette situation ?

En cas de retard l’employé doit informer son supérieur pour que l’entreprise puisse adapter son emploi du temps, peut-être ajuster son salaire proportionnellement au temps perdu et planifier une récupération des heures non effectuées si possible.

Dans le cas où l’entreprise est prévenue, un retard peut être facilement géré. Mais ce n’est pas toujours le cas. L’employé peut ne pas pouvoir joindre l’employeur. C’est ici qu’entre en jeu l’utilité de la pointeuse.

Le service RH peut se rendre compte dès le début des horaires de travail si tous les employés ont pointé ou non. L’entreprise est donc avertie instantanément et peut réagir rapidement en conséquence.

Cette gestion des retards peut même être améliorée grâce à des logiciels spécialisés de gestion du temps. Les ressources humaines sont notifiées de messages et d'avertissement pour toute anomalie dans l’emploi du temps d’un salarié.

Conséquences :

Une pointeuse ou badgeuse peut paraître contraignante au début pour les employés, mais ils se rendront vite compte que ce sont de véritables pièces à conviction pour vérifier les horaires de travail, ou lors d’un litige. Pour l’employeur, c’est un contrôle supplémentaire du bon fonctionnement de son entreprise et une façon d’assurer ce dernier.